למה אנחנו לא מספיקים?


סליחה, אני רק שאלה... "רגע, יש לי רק שאלה", תופס אותך שמוליק ממערכות מידע כהרגלו במסדרון, כאשר את בדרכך למשרדך. "אם את כבר פה, אני רק צריך ממך... " ומה תגידי לו – "לא"? והרגע הופך לעשר דקות שלמות, והמייל שהיית צריכה לעבוד עליו ממשיך להתעכב. בינתיים נוספו שלושה מיילים חדשים. ומיד, כאשר את מתיישבת לעבוד שוב נקטעת מחשבתך. ווטסאפ לנייד. עודד, אחד הלקוחות שלך מבקש לעדכן ש....

מה מספרים לנו הנתונים? 52% אחוז מתוך 247 מנהלים ומנהלות בדרגים בכירים שסקר ה Center for creative Leadership דווחו שדעתם מוסחת לפחות פעם בחצי שעה. אצל 36% נוספים הסחת הדעת מתרחשת לפחות אחת לשעה. אצל דרגים ניהוליים פחות בכירים האחוזים גבוהים יותר. הסחות הן חלק אינטגרלי מעבודתך. תחרות מכתיבה תחכום ומורכבות, וזו באה לידי ביטוי יומיומי בצורך בתיאום רב יותר. תוצאה ישירה לכך היא עבודה עם גורמים רבים יותר, בזמנים תכופים יותר. התשובות שלך לרוב הפניות מאפשרות לאחרים לקדם משימות. והרי זהו חלק הארי מן העבודה הניהולית: לאפשר לדמויות אחרות לקדם תהליכים שיניבו תוצאות, ומהר.

אז מה הבעיה? הסחות הן אחד מגזלני הזמן הנפוצים ביותר בעבודה השוטפת. להימנע מהן, כנראה, לא ניתן. אפשר לפחות לנסות להתבונן על ההסחות הללו בעיניים עדכניות, המתאימות לרוח הזמן, ולהקצות להן את הכבוד והמקום הראוי. ומתוך תפיסה זו, להיעזר באסטרטגיות בהן נעזרים הדרגים הניהוליים הבכירים שנסקרו על ידי ה - Center for creative  Leadership. אלו אסטרטגיות קלאסיות (כלומר, ישנות וטובות), שיסיעו לכם לצמצם את ההסחות לנחוצות בלבד. בתנאי ,כמובן, שמקפידים ליישם אותן. 

  1. תיעדוף. קביעה יזומה של פגישה או ישיבה לתיאום ציפיות ותהליכי עבודה חוסכת לעיתים קרובות חיכוכים ואי הבנות העלולים להתעורר בהמשך. חסכון זה מתורגם ישירות לזמן נוסף המתפנה למשימות אחרות.
  2. זמן שקט. העידן החדש מקדש את מושג ה- multitasking עד כדי כך שלהתמקד באופן אפקטיבי, במשימה אחת, לעומק, הפך למיומנות נדירה. תנאי חשוב להצלחה הוא יצירת זמן איכות שהוא רק שלכם. מוקדם בבקר, לפני היציאה הביתה, בזמן הטיסה. העיקר שיהיה נטול הפרעות. שיטה מצויינת לכך היא שיטת פומודורו, להלן הרחבה

 https://www.engadget.com/2009-11-28-the-pomodoro-technique-or-how-a-tomato-made-me-more-productive.html 

  1. שקיפות. במיוחד במקרים שבהם ממילא לא תוכלו לתת מענה לפניות מזדמנות. על מנת לא להיתפס כאנטי חברתי- ציינו סימן כגון "סליחה, נמצא בשיחת ועידה", "מצטער, עובד על dead-line, אהיה פנוי בעוד שעה". שיתוף, ומודעות למועד הזמינות מתקבל לרב בברכה, ומקטין את אי הודאות לגבי המועד בו יוכל האדם הזקוק לכם לקדם את משימותיו.
  2. האצלה. אחת המחלות הנפוצות בעמדות ניהול היא ריכוזיות (וכאשר היא לא מודעת היא מעורבות, ואף במקרים קיצוניים דוגמא אישית). כאשר הכל מתנקז אצלכם/ן, מדוע שיהיה לכם זמן לטפל בנושאים מזדמנים? דמויות העובדות איתכם, יכולות, בתנאי שתאפשרו להן, לטפל בחלק מן הנושאים. כך תוכלו להתפנות למשימה המשמעותית. הובלת שינויים מועילים.